共享邮箱通常用于团队共同管理一个公共邮箱，方便多人协作处理邮件而无需共享个人账户。以下是不同平台的设置方法及使用建议：
一、企业邮箱设置（以Microsoft 365为例）
1. 创建共享邮箱
管理员登录Microsoft 365后台 → 进入「团队」→ 新建共享邮箱，设置名称。
添加成员权限：指定可访问该邮箱的成员。
2. 成员访问方式
网页端：登录Outlook网页版 → 左侧文件夹列表切换至共享邮箱名称。
客户端（Outlook）：
添加共享邮箱：文件 → 账户设置 → 添加共享邮箱。
直接通过左侧导航栏访问。
3. 高级功能
设置自动回复规则（需管理员权限）。
分配不同成员负责特定标签或分类邮件。
二、Gmail共享方案
1. Google群组（适合小团队）
创建群组（groups.）→ 设置群组邮箱。
添加成员并设置权限（仅收件/可发件）。
2. 邮件代理（第三方工具）
使用插件如Front或Help Scout，支持多人协作处理同一收件箱。
三、个人用户共享邮箱（不推荐，存在隐私风险）
1. 共用账户
将邮箱账号密码共享给他人，但需注意：
关闭二次验证（安全性降低）。
邮件可能混杂，建议用标签分类（如Gmail过滤器自动归类）。
2. 邮件自动转发
设置收件规则：将特定邮件自动转发给其他成员。
四、使用建议
权限管理：定期审核成员访问权限，离职成员及时移除。
分类规则：为共享邮箱设置标签/文件夹，按主题或负责人分类。
避免滥用：禁止用共享邮箱注册第三方服务，防止信息泄露。
客户端同步：推荐使用Outlook或网页端，避免移动端权限冲突。
常见问题
Q：收不到共享邮箱邮件？
→ 检查管理员是否分配权限，或尝试重新添加邮箱账户。
Q：无法发送邮件？
→ 确认是否被赋予“发送权限”（需管理员设置）。
根据团队规模和需求选择合适的方案，企业用户优先使用官方共享功能，个人用户建议谨慎操作。
