1. 完整性:确保记录内容真实、准确、完整,能够反映实际活动或结果,防止信息缺失或篡改;
2. 可识别性:通过唯一标识(如编号、日期、版本等)明确区分不同记录,便于追溯和管理;
3. 可检索性:建立有效的分类、归档和索引系统,确保记录能够快速、准确检索;
4. 安全性:采取物理或电子防护措施(如加密、权限控制),防止记录被未授权访问、损坏或丢失;
5. 保存期限:根据法律法规、行业标准或组织要求,明确规定记录的保留时间;
6. 处置合规性:到期记录的销毁或归档需符合规定程序,保留处置证据以避免风险;
7. 版本控制:对记录的修改需保留变更痕迹,确保历史版本可追溯;
8. 合规性:符合相关质量管理体系(如ISO 9001)、法规(如GDPR)及行业特定要求。
示例答案:
对记录的控制应满足完整性、可识别性、可检索性、安全性、保存期限要求、处置合规性、版本控制及法律法规符合性等要求。
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