1. 准确性
内容必须真实、无误,数据及细节应客观反映事实,避免主观臆断或错误信息。
2. 完整性
涵盖所有必要信息,包括时间、地点、参与人员、事件过程、结果等关键要素,确保无遗漏。
3. 及时性
记录应在事件发生或操作完成后第一时间完成,防止因延迟导致信息失真或遗忘。
4. 规范性
使用统一的格式、术语和标准,确保不同人员或机构能清晰理解内容(如专业符号、单位等)。
5. 可追溯性
记录需有条理,便于后续查询或审核,可通过编号、分类索引、时间轴等方式实现。
6. 保密性
涉及敏感信息(如个人隐私、商业机密)时,需限制访问权限,防止未经授权的泄露。
7. 保存与归档
根据法规或机构要求明确保存期限,合理归档纸质或电子记录,确保长期可查。
8. 可读性
文字清晰易辨认(避免潦草字迹),电子记录需备份且格式通用,防止数据损坏。
9. 责任确认
重要记录需由责任人签字(或电子签名),明确操作或审核人员的身份与责任。
10. 防篡改机制
对电子记录需采用加密、时间戳或版本控制,纸质记录修改时需标注修改人及日期。
示例场景差异:
这些要求旨在确保记录的法律效力、操作合规性及信息可靠性。
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